GreenDoc Systems
What PrimeFaces has so far is just the beginning!

FAQ: Gyakran Ismételt Kérdések

Mi az elektronikus aláírás?

Az elektronikus dokumentumokhoz (kép, szöveg, hang és egyéb tetszőleges fájlok) csatolt kiegészítő digitális jelsorozat (fájl), mely a megfelelő technikai eszközökkel biztosítja a következőket:

  • Az aláíró személye egyértelműen és letagadhatatlanul beazonosítható.
  • Az aláírás után a dokumentumon végzett bármilyen változtathatás kimutatható.
  • Az elektronikusan aláírt dokumentum minden másolata hitelesnek tekinthető.

Mi az időbélyegzés?

Az elektronikusan aláírt dokumentumok esetén az aláírás pillanata időbélyeg nélkül nem bizonyítható. Az elektronikus időbélyeg egy olyan fájl, amely az aláírt dokumentumhoz kapcsolódik és egyértelműen és megbízhatóan tartalmazza az aláírás időpontját.

Az időbélyeget egy megbízható szolgáltató az ún. időbélyeg szolgáltató bocsátja ki a dokumentumhoz. Az időbélyeg birtokában az aláírt dokumentumhoz már egy megbízható időpont is kapcsolódik, mely birtokában kijelenthető, hogy a dokumentum aláírása mely időpontban történt meg. Ezzel együtt az is kijelenthető, hogy a dokumentum az adott időpontban már létezett és azóta nem változott meg.

Elektronikus archiváláshoz, e-számla kibocsátáshoz időbélyeg használata kötelező!

Mi az elektronikus archiválás?

Az elektronikus archiválás egy folyamat. A folyamat lépései a következők:

  • Dokumentum elektronikus aláírása.
  • Dokumentum időbélyegzése.
  • Dokumentum gondozása és biztonságos megőrzése.

Az archiváláskor több dokumentumból lehet egy köteget képezni és a köteg tekinthető ezek után a dokumentumnak, így elég csak a köteget aláírni és időbélyegezni.

Bővebben itt: DocOriginal

Konvertálható-e papír alapú dokumentum elektronikus dokumentummá?

A papír alapon létező dokumentumok elektronikus archiválása, bizonyos szabályok betartása mellett lehetséges. Ezek a szabályok főleg műszaki követelményeket fogalmaznak meg. Bármilyen papír alapon létező dokumentum átalakítható (konvertálható) elektronikus dokumentummá a következő lépések betartásával (amennyiben azt más törvény vagy jogszabály nem tiltja) :

  • Szkennelés, tartalmi és formai egyezőség biztosítása mellett.
  • Az elektronikus kép aláírása.
  • A dokumentum időbélyegzése.
  • Biztonságos tárolás.
  • A megőrzési idő alatt biztosítani kell a dokumentum olvashatóságát. (Vagyis meg kell őrizni, vagy rendelkezni kell egy olyan szoftverrel, amellyel a dokumentum képe az eredetivel megegyező módon visszaállítható.)

Mit jelent az elektronikus archívum?

Az elektronikus egy olyan szoftver megoldás, amely biztosítja az elektronikus dokumentumok hosszútávú biztonságos tárolását. Feladatai a következőkben foglalhatók össze:

  • Dokumentumok behelyezése.
  • Dokumentumok aláírás és időbélyegzése.
  • Dokumentumok ellátása index adatokkal a későbbi kereshetőséghez.
  • Dokumentumok gondozása. Elektronikus aláírással, időbélyegzéssel kapcsolatos frissítések alkalmazása
  • Biztonságos tárolás.
  • Őrzési idő figyelése.
  • Automatikus selejtezés.

Bővebben itt: DocOriginal

Mik az előnyei az elktronikus archívumnak?

Az elektronikus archívum a papír alapú irattárral szemben a következő előnyöket nyújtja:

  • Tárolási költség 2 nagyságrenddel kisebb.
  • Energiabarát zöld technológia.
  • Nincs nyomtatási és papír költség.
  • Gyors visszakereshetőség.
  • Az elektronikus dokumentum könnyen hordozható, továbbítható.

Kik üzemeltethetnek elektronikus dokumentum archívumot?

Egy szóval: bárki!

Amennyiben betartja a jogszabályokban előírt kötelezettségeket. Gyakorlati szempontból ez azt jelenti, hogy a jogszabályban meghatározott szervezet(ek) által minősített aláíró alkalmazást használ, legalább fokozott biztonságú aláírói tanúsítványt használ az aláíráshoz és minősített időbélyeg szolgáltató által kibocsátott időbélyeget helyez el az aláírt dokumentumon.

Mit jelent a Minősített elektronikus archiválás szolgáltatás?

Amennyiben az irattárat nem az irat tulajdonosa akarja őrizni, akkor az elektronikus irat megőrzési tevékenységet kiszervezheti és erre külső céget bízhat meg.

A "Minősített elektronikus archiválás szolgáltatás"-t nyújtó cégek a törvényben meghatározott módon működnek. Befogadják a megbízó dokumentumait, ellátják a szükséges aláírással és időbélyeggel, illetve megbízható módon őrzik őket. A minősített szó, a műszaki és törvényi követelményeknek megfelelő működést és bizonyos keret között kártérítési kötelezettséget is biztosít a megrendelő számára.

Ilyen szolgáltatást nyújt partnerünk a Microsec Kft.

greendoc.hu © 2011-2012