Mi az elektronikus feladójegyzék?
Az Elektronikus Feladójegyzék (EFJ) egy XML formátumú állomány, mely a postai feladáshoz szükséges összes küldemény és a feladó adatait tartalmazza.
Előállításához a Magyar Posta által bevizsgált és engedélyezett szoftver szükséges. Ilyen a WinPA Postázó szoftver.
A kézzel írt postakönyv már a múlté
Sokan még emlékszünk a kemény kötésű „Postai Küldemények Feladójegyzéke” könyvre. Ebbe kellet nap mint nap beírni a postán feladásra kerülő küldemények adatait. Sokszor több ezret is. Fárasztó és nem túl gazdaságos, igaz?
Ez már a múlté. A Magyar Post immár 10 éve bevezette a kézi kitöltésű könyvet kiváltó Elektronikus Feladójegyzéket, rövidebben EFJ-t. Ezzel a kor kihívásinak megfelelve úttörő lépést tett a küldemény adatok továbbítása és számítógépes feldolgozása felé.
A feladók csak lassanként fogadták el az új technológiát. Fokozatosan tértek át a gépi adatrögzítésre és az EFJ használatára. Annak ellenére, hogy előnyei mind Posta, mind pedig a feladó oldalán egyszerre jelentkeztek.
A rögzítést párhozamosan több számítógépen is lehet végezni, a ragszámok folytonos kiosztása így könnyen megvalósítható. Ezzel párhuzamosan lehetővé vált a könyvelt küldemények ragszámának feladó általi nyomtatása is. A WinPA Postázó szoftver kezdettől fogva támogatja mindkét funkciót.
Az elektronikus adatszolgálatás előnyei
Az EFJ-t a Magyar Posta több csatornán is befogadja. Kezdetben még floppy lemezen, majd később pendrive-on lehetett bevinni az adatokat a küldeményeket felvevő postára.
Voltak gondok… Főleg a floppy lemezzel. Hol az adatok tűntek el útközben (elsősorban trolin és villamoson), hol pedig a hivatalban lévő PC „ette” meg a floppyt. Később jött az e-mailben történő beküldés lehetősége, amely a mai napig a legnépszerűbb beküldési csatornának számít. Nem régen megjelent a kormányzati hivatalokban használt „hivatali kapun” történő befogadás is.
Az EFJ email-ben történő beküldése a legkényelmesebb és leggyorsabb megoldás mindenki számára. A posta az EFJ befogadása után, emailben visszaigazolja a feladónak az EFJ beérkezésének tényét. Az email egy hivatkozási számot is tartalmaz, amely a feladás egyedi azonosítója és a küldemények postai átvételekor kell a posta alkalmazottjának átadni. Ennek ismeretében a felvevő számítógépén megjelennek a beküldött adatok. A küldemények felvétele a lehető leggyorsabban megtörténik.
Az átvett küldeményeket rövid időn belül a posta újabb e-mailben igazolja vissza a feladónak, vagyis a teljes adatmozgás tisztán elektronikusan megy végbe!
Hogyan lehet Elektronikus Feladójegyzéket előállítani?
Mivel az EFJ egy XML formátumú számítógépes fájl, ezért annak előállítása célszoftverrel a legegyszerűbb. Ilyen célszoftver a WinPA Postázó szoftver. A fájl tartalmazza a küldemények és a feladó adatait is. A WinPA pld. Excel-ben készült címlistákat is be tud tölteni, így a tömeges címadat megadás automatizálható.
Az elkészült EFJ-t a WinPA a posta által biztosított két csatornán (email, SFTP) képes beküldeni. A szoftvert a fejlesztő Greendoc Systems Kft. naprakészen tartja, a postai előírásokban megjelenő változáskor a felhasználóknak csak frissíteni kell a rendszerük.
Összefoglalás
Az EFJ egy kényelmes és korszerű adatátadási csatorna a feladó és a posta között. Használata a WinPA Postázó szoftverrel egyszerű. Nélkülözhetetlen segítséget nyújt a postai adminisztráció hatékony elvégzésében. Próbálja ki!
Bármilyen felmerülő kérdés esetén keresse ügyfélszolgálatunkat.
További információ: a WinPA Postázó szoftverről , a Magyar Posta Zrt. termékeiről
